Hoàn thành một bản thảo là hành trình đầy gian nan, nên việc tác giả lo lắng về vấn đề bảo mật bản thảo khi gửi đi thẩm định là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, ở góc độ người làm biên tập, mình cũng thường gặp những tình huống trớ trêu: tác giả vì quá cẩn thận nên cắt bớt chương hoặc ẩn đi nội dung cốt lõi. Điều này vô tình tạo nên sự căng thẳng không đáng có giữa hai bên và làm giảm đi cơ hội bản thảo được đánh giá một cách trọn vẹn. Bài viết này mình sẽ chia sẻ những giải pháp thực tế dưới cả góc nhìn pháp lý, kỹ thuật lẫn trải nghiệm thực tế của một người làm sách.
1. Vì sao việc bảo mật bản thảo dễ gây căng thẳng giữa tác giả và biên tập viên?
Mình vẫn nhớ lần đầu tiên gặp vấn đề về bảo mật bản thảo này. Lần đó mình đang tư vấn cho một khách hàng đang làm việc trong cơ quan nhà nước. Sau một quá trình ứng dụng AI vào công việc thành công, anh thấy mình nên viết thành một cuốn sách nhỏ để chia sẻ kinh nghiệm cho các anh chị công chức giống mình.
Suốt quá trình tư vấn, mình cảm nhận anh rất tâm huyết với bản thảo và có phần “sợ” người khác đọc được bí quyết của mình trước khi nó có thể xuất bản một cách chính thống. Vì là lần đầu tiên gặp trường hợp này nên mình cũng khá ngạc nhiên. Tại sao anh đã tin tưởng gọi điện tới công ty nhưng lại ngại ngùng khi mình cần đánh giá bản thảo trước khi ra quyết định hợp tác hay không.
Sau đó, mình tư vấn cho anh rằng nếu anh chưa tin tưởng chúng mình lắm thì có thể ký thỏa thuận chỉ dùng bản thảo vào mục đích thẩm định. Suy nghĩ của mình lúc đó vẫn là hỗ trợ mọi cách để tác giả tin tưởng nhất có thể, còn về phía mình chắc chắn không phát tán bản thảo của tác giả làm gì. Thế nhưng, có lẽ vì chưa có duyên với anh nên sau khi nhận được bản nháp thỏa thuận của bên mình, anh vẫn “lặn mất tăm”.
Tuy có chút không vui lắm, nhưng mình nhận ra bảo mật bản thảo cũng là một rào cản ban đầu giữa tác giả và biên tập viên hay đúng hơn là với đơn vị xuất bản. Và mỗi người đều có những góc nhìn riêng về vấn đề này:
Với tác giả, họ sợ bị đạo nhái ý tưởng, sợ bản thảo bị phát tán lên internet trước khi sách được in, hoặc lo ngại đơn vị nhận file không tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ của mình.
Với biên tập viên, họ không thể đánh giá chính xác nhịp điệu, cấu trúc, mạch logic và chất lượng của tác phẩm nếu chỉ được đọc mục lục hoặc vài trang nội dung, đặc biệt là với các tác phẩm văn học.
Chưa kể, các nhà xuất bản và đơn vị phát hành hiện nay cũng kiểm soát khá gắt những nội dung sách để tránh các chi tiết nhạy cảm, không thể hợp tác hay cấp phép. Cho dù bạn liên hệ để tự xuất bản hay bán bản quyền thì họ đều cần xét duyệt đầy đủ nội dung bản thảo trước khi ra quyết định.
Thế mới thấy, bên nào cũng có cái lý riêng của mình. Nhưng chúng ta hoàn toàn có cách để tránh khỏi sự căng thẳng này.
2. Các biện pháp pháp lý để bảo mật bản thảo
Nếu bạn là một tác giả có bản thảo sắp gửi đi thẩm định, thử tham khảo vài cách sau mình gợi ý để bản thảo của bạn được bảo mật tốt nhất:
2.1. Đăng ký quyền tác giả tại Cục Bản quyền tác giả
Đây là biện pháp có giá trị pháp lý cao nhất và là “tấm bùa hộ mệnh” cho tác giả. Ngay khi bản thảo đạt được độ hoàn thiện tương đối ổn định (khoảng 90%), bạn nên nộp hồ sơ đăng ký quyền tác giả đối với tác phẩm viết.
Khi đã sở hữu Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, nếu có bất kỳ tranh chấp nào xảy ra sau đó, bạn sẽ không có nghĩa vụ phải tự mình chứng minh quyền sở hữu nữa (trừ khi có chứng cứ ngược lại từ bên tranh chấp).
2.2. Ký kết thỏa thuận bảo mật thông tin
Quá trình đăng ký bảo hộ quyền tác giả thường diễn ra trong 1-2 tháng, và đôi khi sẽ hơi khó khăn khi cuốn sách mới chỉ là bản thảo. Vì thế, nếu bạn chưa có giấy chứng nhận quyền tác giả nhưng bắt buộc phải gửi file cho biên tập viên tự do, người chấp bút hoặc đơn vị liên kết để thẩm định sâu, hãy đề xuất ký kết một bản Thỏa thuận bảo mật thông tin ngắn gọn.
Bản thỏa thuận này cần quy định rõ:
- Định nghĩa thế nào là thông tin bảo mật (toàn bộ bản thảo, dữ liệu nghiên cứu, ý tưởng cốt lõi).
- Giới hạn phạm vi sử dụng (chỉ phục vụ mục đích đọc thẩm định nội bộ).
- Chế tài phạt vi phạm hợp đồng nếu thông tin bị rò rỉ từ phía người nhận.
2.3. Tạo “dấu vết số”
Trong trường hợp chưa kịp làm các thủ tục trên, bạn có thể tự tạo ra các bằng chứng có dấu vết thời gian rõ ràng để chứng minh mình là người sở hữu bản thảo trước:
- Tự gửi email đính kèm bản thảo cho chính mình từ tài khoản cá nhân.
- Lưu trữ bản thảo trên các nền tảng đám mây uy tín (Google Drive, Dropbox, OneDrive) và giữ nguyên lịch sử chỉnh sửa (version history) ghi nhận quá trình bạn viết sách qua từng mốc thời gian.
3. Các giải pháp kỹ thuật để bảo mật bản thảo
Nếu bạn muốn gửi bản thảo đi nhưng vẫn e ngại việc file bị tải về hoặc phân phối trái phép, các công cụ công nghệ hiện nay hoàn toàn có thể giúp bạn tự thiết lập rào cản kỹ thuật.
3.1. Chỉ gửi bản thảo dạng PDF có khóa bảo mật
Tránh gửi file gốc định dạng Word (.docx) cho các bên ở vòng thẩm định ban đầu. Bạn hãy chuyển đổi bản thảo sang định dạng PDF và thiết lập các tính năng khóa bảo mật bao gồm:
- Khóa quyền chỉnh sửa (Edit restriction).
- Khóa quyền sao chép văn bản (Copy/Extract content restriction).
- Khóa quyền in ấn (Print restriction).
Biên tập viên vẫn có thể đọc trọn vẹn tác phẩm trên màn hình nhưng không thể sao chép văn bản hoặc in ấn file ra giấy.
3.2. Đóng dấu mờ (Watermark) cá nhân hóa
Hãy chèn một watermark chìm dưới toàn bộ các trang sách trong file PDF của bạn. Đặc biệt, hãy cá nhân hóa dòng chữ watermark đó theo tên của người nhận hoặc đơn vị nhận file.
Ví dụ: “Bản thảo thẩm định gửi Biên tập viên A – Công ty Sách B – Bản quyền thuộc về [Tên tác giả]”.
Khi nhìn thấy dòng watermark này, người nhận sẽ có ý thức trách nhiệm cao hơn vì họ biết rằng nếu file này bị rò rỉ ra ngoài, nguồn rò rỉ sẽ bị phát hiện ngay lập tức.
3.3. Sử dụng link Drive ở chế độ giới hạn quyền
Khi gửi file qua Google Drive, thay vì chọn chế độ “Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem”, bạn hãy thiết lập chia sẻ cho chính xác địa chỉ email của biên tập viên phụ trách.
Đồng thời, trong phần cài đặt chia sẻ nâng cao của Drive, hãy chọn tính năng “Tắt tùy chọn tải xuống, in và sao chép đối với người xem”. Bằng cách này, người nhận chỉ có thể đọc trực tuyến trên trình duyệt web và bạn có thể chủ động thu hồi quyền truy cập này bất cứ lúc nào.
Gợi ý:
Tổng hợp nhà phát hành sách uy tín tại Việt Nam
Tổng hợp nhà xuất bản sách uy tín tại Việt Nam hiện nay
7 lưu ý khi xuất bản sách giúp bạn rút ngắn thời gian thực hiện
4. Quy trình gửi bản thảo thông minh
Ngoài những cách kể trên, để việc bảo mật bản thảo được diễn ra suôn sẻ, bạn cũng có thể tham khảo một quy trình gửi bản thảo mà mình gợi ý sau:
Bước 1: Bắt đầu bằng “Hồ sơ đề xuất sách” (Book Proposal) và chương mẫu
Ở vòng tiếp cận đầu tiên, bạn không cần và không nên gửi ngay lập tức toàn bộ file bản thảo hàng trăm trang. Hãy gửi một bộ hồ sơ chuyên nghiệp bao gồm:
- Tóm tắt nội dung sách (Synopsis).
- Dàn ý chi tiết của các chương (Outline).
- 1 hoặc 2 chương mẫu viết tốt nhất (Sample Chapters) để biên tập viên đánh giá văn phong.
Với bấy nhiêu tài liệu, biên tập viên đã có đủ cơ sở để đánh giá tiềm năng đề tài và phong cách viết của bạn mà bạn chưa cần phải chia sẻ toàn bộ tác phẩm.
Bước 2: Ký kết hợp đồng nguyên tắc trước khi gửi full bản thảo
Khi đơn vị phát hành phản hồi tích cực và bày tỏ mong muốn hợp tác sâu hơn, đây là lúc hai bên thảo luận về các điều khoản thương mại. Bạn có thể đề xuất ký một Hợp đồng nguyên tắc (hoặc Hợp đồng liên kết xuất bản) trước khi bàn giao phần nội dung còn lại.
Khi đã có hợp đồng kinh tế ký kết bằng văn bản giữa hai bên pháp nhân, bạn hoàn toàn có thể yên tâm bàn giao file đầy đủ để biên tập viên tiến hành chỉnh sửa và gửi sang NXB làm thủ tục cấp phép.
5. Cần làm gì nếu phát hiện bản thảo bị rò rỉ hoặc xâm phạm?
Trong trường hợp không may xảy ra rủi ro rò rỉ nội dung ngoài ý muốn, tác giả cần bình tĩnh thực hiện các bước sau để giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ quyền lợi của mình:
- Lập tức lập vi bằng/lưu trữ bằng chứng: Bạn chụp ảnh màn hình, lưu lại đường link hiển thị bản thảo bị rò rỉ, ghi nhận thời gian và thông tin của tài khoản hoặc website đã đăng tải trái phép tác phẩm của bạn.
- Yêu cầu gỡ bỏ: Liên hệ trực tiếp với người quản trị trang web hoặc cá nhân đăng tải để đưa ra cảnh báo vi phạm bản quyền và yêu cầu gỡ bỏ nội dung ngay lập tức.
- Sử dụng cơ chế báo cáo (Report) của các nền tảng: Gửi báo cáo vi phạm quyền sở hữu trí tuệ (DMCA hoặc các công cụ báo cáo bản quyền của Facebook, Google, YouTube) kèm theo Giấy chứng nhận quyền tác giả của bạn để các nền tảng này tiến hành hạ bài viết vi phạm.
- Tham vấn ý kiến luật sư: Nếu mức độ vi phạm nghiêm trọng và gây thiệt hại lớn về kinh tế, hãy liên hệ với các luật sư chuyên về sở hữu trí tuệ để tiến hành các thủ tục pháp lý cần thiết nhằm đòi bồi thường thiệt hại.
Bảo mật bản thảo là một việc mình đánh giá cần thiết đối với các tác giả. Tuy nhiên, bạn cũng cần thấu hiểu quy trình thẩm định của đơn vị xuất bản và biên tập viên để quá trình trao đổi và làm việc trở nên chuyên nghiệp và thoải mái hơn. Theo dõi mình ở những bài viết khác trên án thư để quá trình viết sách và xuất bản sách được thuận lợi nhất nhé!
Tác giả bài viết: Mai Sương